Comment Kontentino aide Brainy Bees dans sa gestion quotidienne des réseaux sociaux

Qui est Brainy Bees ? 🐝

Brainy Bees est une agence de marketing digital polyvalente spécialisée dans la création de contenu doux comme le miel pour les entreprises SaaS. Elle travaille avec des personnes du monde entier, gérant leurs RP, leurs réseaux sociaux et pratiquement tout ce qui doit être pris en charge pour tirer le meilleur parti de leurs actions marketing. Ils ont déjà géré les comptes de plus de 100 entreprises via Kontentino et ne comptent pas s’arrêter là.

Pourquoi Brainy Bees utilise Kontentino ?

Bien que Brainy Bees soit une agence de content marketing, elle gère plusieurs profils de réseaux sociaux pour ses clients ainsi que ses propres comptes. Kontentino joue un rôle de premier plan à ce niveau, car les « Bees » travaillent à distance et une partie de l’équipe vit aux quatre coins du globe. De plus, leurs clients viennent de différents pays, l’utilisation d’un outil puissant n’est donc pas juste une aide appréciable, mais une réelle nécessité.

On peut dire qu’ils connaissent Kontentino par cœur et peuvent décrire chaque fonctionnalité avec précision. Ils utilisent l’outil dans la pratique mais partagent également leurs connaissances sur la façon de l’utiliser.

Zoomons sur les actions particulières menées pour chaque canal.

Gérer les multiples comptes social media des clients

Dans la majorité des cas, Brainy Bees utilise Kontentino pour gérer les multiples comptes des clients. Souvent, ils gèrent environ deux à quatre profils sur différents réseaux sociaux pour chaque entreprise avec laquelle ils travaillent, et ajustent le contenu en fonction des particularités de chaque plateforme.

C’est pourquoi il est essentiel d’avoir la possibilité de rassembler tous les profils d’un client et de voir les posts dédiés aux différents canaux sur un seul dashboard. Et c’est tout à fait possible : vous pouvez créer et gérer des groupes comme dans l’exemple ci-dessous. Ensuite, vous pouvez également assigner vos clients à des groupes de réseaux sociaux spécifiques afin qu’ils puissent prévisualiser le contenu que Brainy Bees va publier pour eux.

Créer le buzz sur nos propres profils

En ce qui concerne les profils de l’entreprise, Brainy Bees utilise trois plateformes de réseaux sociaux pour promouvoir son travail et garder le contact avec son audience ou d’autres marketeurs.

• Facebook – c’est le canal de communication principal. Brainy Bees y poste divers types de contenus, comme des informations sur les nouvelles playlists Spotify ou les sondages en cours. Ils partagent également leurs articles de blog (La ruche des experts).

• Instagram – c’est l’endroit où Brainy Bees poste principalement du contenu éducatif. Vous pouvez y trouver des recommandations de livres marketing, ainsi que des posts sur le marketing SaaS.

• LinkedIn – montre un côté plus formel de l’entreprise. La CEO de Brainy Bees, Kinga Edwards, l’utilise également pour publier du contenu sur son profil privé et booster les actions de social selling.

Tous ces comptes sont gérés avec Kontentino. Cela facilite le workflow car les posts sont créés par différents coéquipiers et doivent être relus et approuvés par d’autres. Pour rendre ce processus rapide et sans douleur, la planification des tâches et l’approbation de publication sont les fonctionnalités clés pour les Abeilles.

Cependant, Brainy Bees n’est pas une agence ordinaire. Ils se concentrent davantage sur les profils de réseaux sociaux de leurs clients plutôt que sur les leurs, et ne publient donc pas de contenu de manière particulièrement régulière. Comme on dit, les cordonniers sont souvent les plus mal chaussés 😉.

Comment gérer l’onboarding des nouvelles Abeilles ?

Chaque fois qu’une nouvelle Abeille rejoint l’entreprise, elle doit apprendre le workflow interne de gestion des réseaux sociaux. Pour simplifier cela, Brainy Bees utilise la fonctionnalité de profil de démo pour accélérer le processus d’onboarding.

C’est une fonctionnalité pratique qui aide à éviter les dérapages lors des premiers pas de quelqu’un dans le monde des réseaux sociaux. Vous pouvez créer un profil de démo pour apprendre à gérer les comptes et à uploader du contenu sans le stress de publier quelque chose d’indésirable sur le profil d’un client. Lorsqu’un employé commence finalement à gérer le compte d’un client, l’approbation régulière du contenu est un impératif. La double vérification permet d’éviter les erreurs et rend l’ensemble du processus de création et de publication plus organisé.

Comment deux types de vues dashboard facilitent le workflow

Brainy Bees collabore soit avec les équipes marketing in-house de certains clients, soit gère les profils de réseaux sociaux de A à Z pour d’autres. Qu’ils coopèrent avec d’autres marketeurs ou directement avec les directeurs d’entreprise, l’utilisation d’un seul outil leur permet d’éviter le chaos.

Des fonctionnalités comme le calendrier d’inspiration, l’approbation et le feedback simplifiés, ainsi que le reporting sont utilisées quotidiennement.

L’une des options les plus essentielles peut sembler anodine : les deux types de vues pour le calendrier de contenu. Parfois, les clients ont besoin de voir l’ensemble du planning mensuel dans un format type Excel, tandis que pour d’autres, il est plus intuitif de regarder le mode calendrier. Il est possible de basculer entre ces deux modes, ce qui s’avère pratique aussi bien pour les social media managers que pour les clients.

Vue calendrier de contenu classique

Vue tableur

La capacité de faire ce changement est également importante pour une autre raison : certains clients viennent ou sont encore habitués au monde des feuilles de calcul (spreadsheets), et ce type de vue est simplement plus pratique pour eux. C’est la première étape de la transition, car à la suivante, ils tomberont totalement amoureux de la prévisualisation et de l’approbation rapides du contenu dans Kontentino.

De plus, avoir tout dans un calendrier de contenu interactif ne signifie pas que vous devez totalement oublier les documents PDF/XLSX. Vous pouvez toujours télécharger ces formats (Brainy Bees génère des rapports en PDF à envoyer aux clients finaux en un clic pour une agence qui a externalisé tous ses profils social media). 

Un workflow organisé comme dans une ruche

« Dans la plupart des cas, nous travaillons avec les équipes que nos clients ont en interne. Nous ne pouvons pas imaginer une collaboration à distance sans le soutien fourni par Kontentino pour fluidifier notre workflow – du brainstorming à la création de contenu et l’envoi pour feedback, jusqu’à la programmation. L’ensemble du processus de gestion des réseaux sociaux est rendu plus rapide et mieux structuré. »

Kinga Edwards, CEO de Brainy Bees

Kontentino offre un éventail d’options qui soutiennent les équipes à distance, il est donc temps de voir lesquelles sont perçues comme les plus importantes par l’équipe Brainy Bees.

Un workflow à distance plus fluide avec les clients

« Les abeilles travaillent vite, nous voulions donc rationaliser la collaboration à distance avec les clients. Nous avions l’habitude de partager plusieurs documents comprenant du texte, des visuels et des calendriers dans des feuilles de calcul ou en pièces jointes PDF, mais gérer un tel chaos prenait énormément de temps. En fait, le gérer était une chose, mais un autre problème était d’obtenir des retours en temps voulu – parfois les meilleures opportunités nous échappaient parce que nous n’avions pas le feedback à temps. Si je dois faire une estimation, Kontentino rend l’approbation du contenu jusqu’à 50 % plus rapide (passant de quelques heures à quelques minutes). »

Il faut du temps pour mettre en place un workflow avec les clients, mais parfois, même si les deux entreprises sont très compétentes, les outils qu’elles utilisent ne leur permettent pas de déployer leurs ailes. Partager des tonnes d’assets dans divers formats, de Google Docs à Microsoft Word et Mac Pages – qui n’a jamais connu ça ?

La bibliothèque médias est un endroit où votre entreprise peut télécharger tout type d’assets. Ils seront disponibles pour vos collègues en un seul endroit, sans qu’ils aient à utiliser des millions d’autres documents.

Les gens répètent sans cesse que la communication est la clé – et ils ont raison. Cependant, utiliser uniquement l’e-mail peut rendre l’ensemble du processus trop lent, et les social media managers risquent de ne pas obtenir les réponses dont ils ont besoin à temps (ce qui est particulièrement important s’il y a une occasion de RTM). Recevoir des milliers de notifications de multiples canaux n’est pas non plus la meilleure façon de communiquer.

Les commentaires, le feedback et l’approbation interne sont la solution idéale à ce genre de problème. Et tôt ou tard, le processus de communication devra être rationalisé. Même si Brainy Bees travaille avec ses clients sur divers projets, tout ce qui concerne les réseaux sociaux est discuté via Kontentino pour éviter un manque de contact ou une division des canaux trop étendue.

Tout le monde est notifié à la fois dans Kontentino et par e-mail pour vérifier les nouvelles tâches ou commentaires, de sorte que tout le processus de communication est organisé et rien ne reste non lu.

Kontentino économise, en moyenne, 41 % du temps de travail requis par rapport à l’absence d’outil social media, et Brainy Bees peut confirmer que cela a accéléré ses actions.

Créer et partager des idées de contenu

#1 Brainstorming

Bien que la plupart des sessions de brainstorming soient menées lors d’appels vidéo (parfois trop nombreux), les idées les plus importantes sont ajoutées à Kontentino. C’est parce qu’il est facile d’oublier une ou deux choses, alors qu’elles auraient pu s’avérer être des concepts révolutionnaires !

Tout est stocké dans l’onglet « Inspirations », que vous pouvez trouver dans la barre supérieure.

#2 Preview mobile & desktop

« Souvent, au début d’une collaboration, nos clients nous demandent à quoi ressemblera un post après publication. Par le passé, nous devions nous appuyer sur des mockups qui étaient à la fois chronophages et inefficaces (comment faire un mockup d’une vidéo ?!). La prévisualisation des posts est une fonctionnalité qui nous aide à répondre immédiatement à ces questions, car nous pouvons montrer précisément comment chaque élément de contenu apparaîtra sur mobile et desktop. »

#3 Changement de couverture (thumbnail)

En ce qui concerne les visuels, il est également crucial d’avoir la possibilité de changer la couverture d’une vidéo ou d’un post de blog partagé. Parfois, la vignette (thumbnail) semble peu attrayante et doit être plus engageante pour attirer l’attention des utilisateurs. Dans Kontentino, vous pouvez ajouter un lien ou uploader une vidéo et changer sa couverture afin que les destinataires voient la photo que vous avez choisie au lieu de celle par défaut lorsqu’ils font défiler leur feed.

#4 Un reporting simple et visuellement attrayant

Les rapports Facebook ne sont disponibles au téléchargement qu’au format XLS (assez peu convivial pour certains destinataires). De plus, les captures d’écran doivent être prises séparément, aussi confus que cela puisse paraître. Brainy Bees choisit plutôt de générer des rapports automatiques via Kontentino, qu’ils téléchargent en un seul PDF. Ainsi, les statistiques peuvent être générées rapidement, ce qui est particulièrement important pour Instagram car cette plateforme affiche nativement des stats limitées dans le temps.

Une collaboration sécurisée avec des rôles d’équipe dédiés

Chaque processus de collaboration est différent selon les demandes du client, ses attentes et sa politique de confidentialité. Si vous vous demandez si toute personne ajoutée à Kontentino a accès à toutes ces données, eh bien non.

Certains clients autorisent seulement certaines Abeilles à créer du contenu pour eux, car ils ne veulent pas donner accès à trop de personnes pour des raisons de sécurité. Ils ne donnent qu’à Kinga la permission de programmer et de publier les posts, par exemple.

Comment cela fonctionne-t-il exactement si les clients préfèrent ce type de workflow ?

• Le client fournit à Brainy Bees des idées de contenu et des informations sur les événements importants des semaines à venir. Ceci est soumis sous forme de brouillon avec une note latérale dans Kontentino.
• Brainy Bees crée le contenu pour les réseaux sociaux et l’envoie au client pour approbation.
• Une fois qu’ils ont le feu vert, ils assignent une tâche à Kinga pour programmer ces posts spécifiques.
• Il ne reste plus qu’à attendre la publication automatique des posts !

Une autre option similaire à celle mentionnée ci-dessus est d’accorder l’accès à la publication de contenu à quelques personnes seulement. Une personne (ici, c’est Kinga) garde toujours le contrôle grâce à l’historique de révision.

Community management avec Engage

Il n’y a pas de gestion de réseaux sociaux sans modération des commentaires. Point final. Cet élément du marketing digital est probablement l’un des plus fatiguants et ennuyeux de tous. Cependant, vous pouvez rendre le processus plus fluide et moins frustrant en déplaçant votre community management vers Kontentino.

C’est aussi une bonne tactique lors de l’onboarding. Brainy Bees l’utilise lors de l’intégration de nouveaux employés afin qu’une personne plus expérimentée puisse avoir une vue d’ensemble de leurs actions et réponses.

Comment Kontentino aide à se souvenir de chaque détail ?

Il est bien connu que les abeilles sont des créatures très occupées, il y a donc toujours quelque chose à faire. Il serait impossible de gérer plusieurs comptes social media, créer du contenu pour d’autres plateformes, travailler sur d’autres tâches, et se souvenir quand même de poster chaque post manuellement.

Programmation des posts

Cette fonctionnalité est très utile pour soulager les Abeilles du fardeau de devoir se souvenir de centaines de choses simultanément. Une fois les brouillons approuvés, ils peuvent être programmés comme des posts qui apparaîtront automatiquement sur les profils des réseaux sociaux.

Rappels par e-mail

On ne le dira jamais assez : parfois, un feedback instantané est nécessaire lorsqu’on travaille sur les réseaux sociaux. Pour s’assurer que personne ne manque un message, les notifications de Kontentino sont également envoyées sous forme de rappels par e-mail.

Dates importantes

De nombreuses entreprises ont besoin de créer du contenu pour des dates spéciales comme les fêtes ou les célébrations nationales. Chaque secteur est unique, les occasions spéciales à surveiller varient donc. 

Pour s’assurer qu’aucune de ces dates ne soit ignorée par accident, avoir un calendrier sur lequel tous les moments importants sont marqués en vaut la peine. Le Black Friday est l’un des événements majeurs du secteur SaaS, le contenu social media doit donc être préparé avant cette date. Vous pouvez voir comment il est mis en évidence dans l’exemple du calendrier de Brainy Bees ci-dessous.

Comment utiliser Kontentino pour votre entreprise ?

Les fonctionnalités que vous venez de découvrir sont les plus importantes pour Brainy Bees, et elles peuvent également très bien fonctionner pour votre entreprise. Cependant, ce ne sont que quelques exemples de la façon dont Kontentino peut être utilisé.

Comme Brainy Bees a tendance à le dire, il y a des rayons entiers de possibilités (un vrai nid d’abeilles !). Voyez par vous-même comment notre outil peut rationaliser votre gestion des réseaux sociaux et vos processus de collaboration. Des fonctionnalités telles que les checklists de publication, les presets de hashtags et les analytics n’attendent que vous. Vous pouvez le faire gratuitement pendant 14 jours.